SBS Consulting | Офис без границ

Цели обучения

Разработать целостную концепцию трансформации Головной компании для работы в новых условиях, включая способы организации труда, офисные пространства, ИТ-инфраструктуру.

Кейс предназначен для разбора на дисциплинах по общему и стратегическому менеджменту.

Кейс

В связи с ограничительными мероприятиями, направленными на нераспространение новой коронавирусной инфекции, компания «ВеллМарт», управляющая сетью розничных магазинов, вынужденно перевела сотрудников Головной компании (ГК) на дистанционный режим работы. Однако в связи с отсутствием соответствующей инфраструктуры, а также ввиду организационной неготовности работать в удаленном формате, рядовые сотрудники и руководители столкнулись с проблемами как технического, так и организационного характера, а именно:

• существующая ИТ-инфраструктура не была готова к удаленному режиму функционирования и стала одним из факторов, ограничивающих эффективность работы компании (низкая скорость и стабильность работы систем, неудобство доступа к системам);
• вместимость существующих офисов достигла своего предела еще до начала пандемии, при этом плотность рассадки в среднем в 1,5 раза превышает нормативы СанПиН по количеству квадратных метров на одно рабочее место, в условиях пандемии чувствительность сотрудников к условиям труда возросла;
• существующий офис и способы организации труда не способствуют коллаборации сотрудников и продуктивной работе — присутствуют так называемые функциональные колодцы, ограничивающие распространение информации внутри компании, которые поддерживаются планировками офиса.

«ВеллМарт» в цифрах — это более 250 тыс. сотрудников, более 18 тыс. торговых точек и более 100 офисов по всей России. Головная компания —10 тыс. сотрудников, два города и семь офисов. ГК «ВеллМарт» базируется в Ростове-на-Дону и представлена пятью офисами, два дополнительных офиса открыты в Москве.

Затраты на релокацию сотрудников ГК в Ростов-на-Дону из других городов в 2020 г. составили 100 млн руб., количество релоцированных сотрудников — 200 человек. Основной офис компании имеет планировку, в которой преобладает кабинетная система, и почти нет зон для совместной работы. Численность сотрудников ГК «ВеллМарт» по состоянию на конец сентября 2020 г. составляла 10 000 человек.

Известно, что до конца 2021 г. планировалось нанять еще 1000 сотрудников, 70% которых будут распределены по блокам «Маркетинг», «Цифровая трансформация», «ИТ-развитие» пропорционально текущей численности. Остальные 30% будут распределены по оставшимся блокам пропорционально текущей численности. С 2022 по 2025 г. планируется среднегодовой прирост численности в размере 5%.

Финансы. Подразделения, связанные с бюджетированием и финансовым контролем, экономические подразделения, абсолютное большинство сотрудников работают в Ростове-на-Дону.

Единый центр обслуживания. Функции, связанные с формализованной обработкой документов и информации (бухгалтерия, кадровый документооборот и т.д.). Сотрудники в основном работают с системами и документами, требуется минимальное количество коммуникации. Уровень оплаты труда — средний или ниже среднего. На текущий момент сотрудники сконцентрированы в Ростове-наДону. Трудностей с подбором кадров нет.

Коммерция. Категорийный менеджмент (управление ассортиментом, поиск поставщиков и закупочная деятельность). Поиск ключевых руководителей происходит в Москве. Абсолютное большинство сотрудников работают в Ростове-на-Дону.

ИТ-поддержка. Подразделения, занимающиеся сопровождением ИТ-систем, оборудования и поддержкой пользователей (кол-центр). Часть персонала — дежурные сотрудники, которые должны находиться в офисе. Большая часть может исполнять обязанности удаленно, но на текущий момент сотрудники сконцентрированы в Ростове-на-Дону.

ИТ-развитие. Бизнес-аналитики, ИТ-архитекторы, разработчики, тестировщики, руководители ИТ-проектов. Высокооплачиваемые сотрудники. Высокая концентрация кадров в Москве. Сотрудники могут работать удаленно или в режиме свободного посещения офиса.

Цепочки поставок. Управление логистикой (транспорт, распределительные центры), внешняя логистика (импорт продукции), планирование поставок и управление товародвижением.

Развитие бизнеса. Менеджеры по развитию сети (запуск новых торговых точек) и поддерживающие их подразделения (геоаналитика, реконструкция, управление недвижимостью).

HR. Подбор и карьерное сопровождение (должны работать в офисе).

Корпоративное управление и юридическая поддержка. Административная работа, юридическая работа (в том числе сопровождение сделок), менеджмент качества, корпоративное управление.

Операции. Управление всей операционной деятельностью (руководители округов и форматов) — все, что связано с управлениемторговыми точками.

Маркетинг. Маркетинговые коммуникации, CRM, клиентская аналитика, digital.

Цифровая трансформация. Руководители проектов цифровой трансформации. Найти кадры трудно. В основном выпускники консалтинговых компаний, сконцентрированы в Москве. Текущие сотрудники работают или в Москве, или релоцированы в Ростове-на-Дону.

Безопасность. Сотрудники экономической безопасности. Часть сотрудников работают с людьми и с системами, часть — только с системами. Место работы — Ростов-на-Дону. Проблем с подбором кадров нет.

Стратегия. Аналитики и руководители проектов, связанных с внедрением стратегических инициатив в компании. В целом не привязаны к месту работы. Найти кадры трудно. В основном выпускники консалтинговых компаний, сконцентрированы в Москве. Текущие сотрудники работают или в Москве, или релоцированы в Ростове-на-Дону.

Текущая ИТ-инфраструктура не позволяет организовать эффективную работу сотрудников, так как большинство сотрудников «ВеллМарт» работают по протоколу RDP, используя дома личное оборудование. А так как офис заполнен включенными компьютерами, требуются специально выделенные сотрудники, отвечающие за их работу. В связи с этим нет возможности улучшить управление офисным пространством, происходят потеря производительности из-за ограничений RDP-подключения и потери энергии из-за постоянно работающих компьютеров.

Таким образом, текущие ИТ-решения не позволяют внедрить мобильный подход к работе и малоэффективны с точки зрения затрат. Текущая технология — установка корпоративных приложений производится отдельно на каждую единицу оборудования — вызывает дополнительные затраты на лицензии, а удаленное рабочее место VDI — установка корпоративных приложений производится один раз на виртуальное рабочее место.

Угрозы ситуации:

• Растущая конкуренция на рынке талантов (рост числа вакансий для удаленных сотрудников, борьба за цифровые таланты).
• Лимит вместимости действующих офисов (отсутствие дополнительных рабочих мест, повышенные требования к безопасности труда, новые требования к офисным возможностям).
• Ограничения ИТ-инфраструктуры (работа ИТ в аварийном режиме, проблемы информационной безопасности, высокий износ оборудования).
• Потребность в новых способах взаимодействия (отсутствие необходимых программных продуктов, культурные ограничения и привычки).

Вопросы

Компания «ВеллМарт» обратилась к вашей команде, чтобы вы разработали целостную концепцию трансформации Головной компании для работы в новых условиях, включая три ключевых аспекта:

1. способы организации труда;
2. офисные пространства;
3. ИТ-инфраструктуру.

Формат выполнения работы — презентация в формате PowerPoint (не более 10 контентных слайдов) и аналитическая записка.

Рекомендации для организации работы и подготовки задания (для преподавателя)

Рекомендации по решению кейса: способы организации труда

Целевые режимы работы и их описание:

• Подумайте, какие режимы работы по характеру необходимости присутствия в офисе можно выделить? С точки зрения офисных мощностей, ИТ-оборудования, требований законодательства?
• Изучите основные инсайты, полученные на основании аудита мнений руководителей функций:
  • новые рыночные возможности приводят к оттоку персонала;
  • требуемые таланты в основном находятся в Москве, Ростов-на-Дону становится ограничивающим фактором при подборе кадров;
  • сотрудники становятся более чувствительными к условиям труда и нормам безопасности и ставят этот фактор на первое место;
  • организации необходимо изучить новые способы работы, в настоящее время нет инфраструктуры, которая могла бы способствовать этому.

Распределение сотрудников по режимам работы:

• Изучите статистику посещения офиса сотрудниками разных подразделений и запрос руководителей бизнес-подразделений по режимам работы сотрудников подчиненных подразделений.
• Подумайте, какие критерии с точки зрения распределения квот на те или иные режимы работы можно выделить? Можно ли сгруппировать подразделения по каким-либо признакам и управлять квотами на разные режимы с точки зрения вхождения подразделения в ту или иную группу? Всегда ли оправдан запрос руководителей подразделений?
• Предложите свой вариант распределения сотрудников по режимам. Объясните логику своего решения.

Ключевые параметры адаптации, мотивации и кадрового администрирования сотрудников разных режимов:

• Как эффективнее всего адаптировать сотрудников в условиях новых форматов работы? Какие инструменты вы можете предложить, чтобы облегчить процесс адаптации?
• Как выстроить мотивацию для сотрудников, работающих не из офиса? Как управлять эффективностью сотрудников, работающих в разных режимах?
• Изучите последние изменения трудового законодательства. Нужны ли какие-то действия, связанные с кадровым документооборотом, в связи с предложенным вами распределением по режимам работы?

Полезные материалы:

• Подборка материалов по теме: https://naudalenku.ru/catalog
• Управление дистанционными командами и сотрудниками: https://courses.sberuniversity.ru/leadingremoteteams 

Рекомендации по решению кейса: офисные пространства

География расположения офисов:

• Изучите текущие офисы и их локации. Какие рекомендации по развитию новых офисных локаций вы можете дать?

Типы офисов и их параметры:

• Разработайте типы офисов в соответствии с вашей концепцией и введенными режимами работы. Для каждого типа офисов пропишите целевых пользователей и параметры, необходимые для этих пользователей (плотность, необходимые зоны (переговорные, «тихие» комнаты, зоны кофе-брейка), оборудование). Опишите или нарисуйте типовые планировки и примеры дизайна.
• Изучите планировки офиса «А» компании «ВеллМарт». Попробуйте создать обновленную планировку в указанных границах. Потребуется ли капитальный ремонт офиса для его реорганизации?
• Изучите возможную стоимость офисов. Попробуйте спрогнозировать затраты на офис до 2025 г.

Необходимое количество офисов и план их развития до 2025 г.:

• Изучите загрузку текущих офисов и спрогнозируйте потребность в офисных помещениях до 2025 г. с учетом ввода новых режимов работы и планируемого изменения численности.

Полезные материалы:

• Рубрика «Офис» на VC.ru: https://vc.ru/office
• Офис по меркам вашего бизнеса: https://www.space1.ru/ 

Рекомендации по решению кейса: ИТ-инфраструктура

ИТ-решения для разных режимов работы:

• Изучите существующие на рынке решения по организации ИТ-доступа для сотрудников, работающих в разных режимах работы. В рамках разработки концепции опишите целевую модель ИТ-обеспечения сотрудников разных режимов (корпоративный ПК, корпоративный ноутбук, BYOD1, виртуальная машина, VDI2). Перечень приложений и сервисов для обеспечения продуктивной работы сотрудников:
• Изучите существующие приложения для организации взаимодействия сотрудников. Какие группы приложений выделяют на рынке по функционалу и решаемым задачам?
• Для каждой группы подберите 1—2 приложения, которые в совокупности создадут эффективное цифровое рабочее пространство.

Авторы

Материалы кейса предоставлены сотрудниками компании SBS Consulting.