Учебник+
Настройки 🔍
Предыдущая страница Следующая страница

РОСТЕЛЕКОМ | Оптимизация бизнес-процессов

Учебники Экономического факультета МГУПортал проектных заданийРостелеком

Время действия: 2023 — 2023

Место действия: Россия

Предметная область: менеджмент, теория организации

Отрасль: телекоммуникации

Инструментальные средства: Бизнес-процесс,анализ эффективности,Change Control Tools

Время на решение: 30-60 минут, время на разбор: 10-30 минут.

Цели обучения

Научиться как правильно составлять схему бизнес-процесса, предлагать KPI по качеству для бизнес-процесса. 

Кейс предназначен для разбора на дисциплинах по менеджменту и теории организации.

Кейс

Возникла производственная необходимость отправить сотрудника в командировку. Руководитель уведомляет сотрудника о такой необходимости. Сотрудник направляет письмо по электронной почте в административный отдел с просьбой купить билеты и забронировать гостиницу, после чего размещает заявку на командировку в учетной системе, где указывает даты командировки, место назначения, желаемые данные о билетах и гостинице. Заявка уходит на согласование к руководителю и бюджетному контролеру. Руководитель согласовывает заявку на командировку. Бюджетный контролер проверяет наличие лимита на командировку и также ее согласовывает либо отклоняет. Административный отдел, ориентируясь на письмо, полученное по электронной почте, бронирует билеты, направляет их по электронной почте на согласование сотруднику. Далее административный отдел проверяет, что заявка была согласована бюджетным контролерами и вписывается в установленные бюджетные лимиты. При наличии согласования административный отдел подтверждает бронь и направляет билеты и ваучер на гостиницу сотруднику.

Согласованная заявка поступает к бухгалтеру. Бухгалтер формирует счет-фактуру и счет на оплату на выплату суточных. Счет на оплату направляется на согласование руководителю сотрудника и бюджетному контролеру. После согласования бухгалтер включает счет на оплату в реестр платежей и направляет в казначейство. Казначейство проверяет реестр платежей по лимитам на следующий день, загружает реестр в клиент- банк (программный комплекс, позволяющий клиенту совершать опе- рации по счету, обмениваться документами и информацией с банком без посещения офиса кредитной организации). Банк осуществляет перечисление денег.

Сотрудник после возвращения из командировки направляет посадочные талоны, билеты, ваучер на гостиницу в системе электронного документооборота бухгалтеру. Бухгалтер проверяет документы на соответствие данным в учетной системе и формирует авансовый отчет. Авансовый отчет отправляет на электронную почту сотруднику. Сотрудник подписывает авансовый отчет и сдает его во фронт-офис по месту нахождения.

Бухгалтер по итогам месяца формирует реестр незакрытых задолженностей по командировкам (командировки, по которым не были своевременно предоставлены подтверждающие документы) и информирует сотрудника и его руководителя по электронной почте о необходимости предоставления документов.

Вопросы

  1. Составить схему бизнес-процесса.
  2. Предложить KPI по качеству для бизнес-процесса.
  3. Предложить мероприятия по оптимизации/улучшению/изменению бизнес-процесса.
  4. Составить информационное письмо сотрудникам о внедрении нового бизнес-процесса (в формате делового письма).
     

Рекомендации для организации работы и подготовки задания (для преподавателя)

Критерии оценки работы над кейсом:

  1. Схема бизнес-процесса должна быть доступной для понимания и легкой для восприятия, поэтому для целей составления схемы важно выбрать адекватную нотацию.
  2. KPI для бизнес-процесса должны отвечать требованиям релевантности, простоты измерения, сбалансированности и достижимости.
  3. Предложение по улучшению бизнес-процесса должно быть реализуемым и финансово обоснованным.
  4. Информационное письмо сотрудникам о внедрении нового бизнес-процесса должно быть доступно и понятно изложено для того, чтобы ускорить процесс внедрения нового и улучшенного бизнес-процесса.

Авторы

Материалы кейса предоставлены сотрудниками компании Ростелеком.

Кейс опубликован: 

Сборник кейсов и практических заданий по управленческим дисциплинам: учебно-методическое пособие для направления «Менеджмент» / А. В. Говорова, О. А. Золотина, А. Г. Миракян [и др.]. — М.: Экономический факультет МГУ имени М. В. Ломоносова, 2023